L’obligation de certification Qualiopi pour un formateur indépendant dépend entièrement de la façon dont vous exercez et financez vos formations. Aucune réponse unique ne s’applique : tout se joue selon que vous facturez en direct, que vous intervenez en sous-traitance ou que vous travaillez uniquement sur fonds privés. Cet article fait le point sur le cadre réglementaire en vigueur, situation par situation, y compris les règles de sous-traitance entrées en vigueur en 2024.
En résumé
Qualiopi certifie une structure, pas une personne
L’expression « formateur certifié Qualiopi » est un abus de langage répandu. La certification Qualiopi n’est jamais délivrée à une personne physique, mais au prestataire d’actions de formation identifié par son numéro de déclaration d’activité (NDA). Un formateur indépendant est au sens réglementaire un organisme de formation dès lors qu’il a déclaré son activité, quelle que soit la taille de sa structure.
« Toute personne, physique ou morale, qui réalise des prestations de formation professionnelle doit déclarer son activité. » — Code du travail, article L6351-1
La taille n’entre pas en ligne de compte. Un formateur seul et une école de plusieurs dizaines de salariés relèvent du même régime dès lors qu’ils sollicitent des financements publics. Les prestataires concernés par l’obligation sont donc nombreux à exercer en indépendant.
« La certification conditionne l’accès aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. » — Décret n°2019-565 du 6 juin 2019
Le formateur indépendant qui exploite son propre organisme de formation
C’est la situation la plus directe. Si vous facturez vos formations en votre nom et que vos clients mobilisent leur financement CPF, un OPCO ou France Travail, votre structure doit être certifiée. L’obligation s’applique depuis le 1er janvier 2022.
La démarche passe par un audit initial réalisé par un organisme certificateur accrédité, suivi d’un audit de surveillance en cours de cycle. La certification est valable trois ans. Le nombre d’indicateurs du Référentiel National Qualité dépend de votre catégorie d’action. Le coût est lié à la durée de l’audit, fonction de votre chiffre d’affaires. Pour une estimation, la demande de devis reste la voie la plus fiable.
Le formateur indépendant en sous-traitance : ce qui a changé au 1er avril 2024
Beaucoup de formateurs indépendants interviennent pour le compte d’un organisme déjà certifié. Pendant longtemps, ce sous-traitant n’avait pas besoin de sa propre certification. Le cadre a évolué.
Le décret n°2023-1350 du 28 décembre 2023, pris en application de la loi contre la fraude au CPF, encadre désormais la sous-traitance des actions éligibles. Depuis le 1er avril 2024, le sous-traitant doit lui-même détenir Qualiopi, avec une exception notable.
« Les sous-traitants relevant du régime micro-social et dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 77 700 € HT ne sont pas concernés par l’obligation d’être certifiés. » — Décret n°2023-1350 du 28 décembre 2023
Au-delà de cette dispense, le texte interdit la sous-traitance en cascade et impose un contrat écrit. Il plafonne à 80 % la part du chiffre d’affaires CPF qu’un donneur d’ordre peut sous-traiter. Ces règles, détaillées sur le portail officiel des organismes de formation, ont mis fin aux montages de pure sous-traitance.
| Règle applicable depuis le 1er avril 2024 | Détail |
|---|---|
| Certification du sous-traitant | Obligatoire pour la sous-traitance CPF, sauf régime micro-social et CA inférieur à 77 700 € HT |
| Contrat de sous-traitance | Écrit obligatoire : missions, contenu, durée, montant |
| Sous-traitance en cascade | Interdite |
| Plafond de sous-traitance | 80 % maximum du CA CPF du donneur d’ordre |
Les formations financées sur fonds privés : pas d’obligation Qualiopi
Si vous formez exclusivement sur fonds privés, en intra-entreprise ou en auto-financement, aucune obligation de certification ne s’applique. Vous pouvez exercer en toute légalité sans Qualiopi.
La contrepartie est connue : sans certification, vos clients ne peuvent ni mobiliser leur CPF, ni obtenir une prise en charge OPCO. Tant que votre modèle économique repose sur des fonds privés, la certification relève d’un choix de positionnement, pas d’une contrainte légale.
Qualiopi, formateur indépendant et obligation : comment savoir si vous êtes concerné
La question se tranche avec deux critères : la nature de votre relation commerciale et l’origine des fonds. Voici les trois régimes qui se dégagent du cadre réglementaire.
Le tableau ci-dessous reprend ces situations et précise si l’obligation Qualiopi s’applique.
| Votre situation | Obligation Qualiopi | Condition |
|---|---|---|
| Votre propre OF, fonds publics | Oui | Pour donner accès au CPF, OPCO ou France Travail |
| Sous-traitance CPF, hors micro-social ou CA > 77 700 € HT | Oui | Pour les contrats depuis le 1er avril 2024 |
| Sous-traitance CPF, micro-social et CA < 77 700 € HT | Non | Dispense décret n°2023-1350 |
| Formations sur fonds privés uniquement | Non | Aucun financement public mobilisé |
Et si vous n’êtes pas soumis à l’obligation ?
Plusieurs voies permettent d’exercer sans certification : les fonds privés, la sous-traitance sous le seuil micro-social, ou le portage par un organisme certifié. Ce dernier montage a été nettement restreint par le cadre de 2024 avec le plafond de 80 % et l’interdiction de la cascade.
L’administration a ouvertement visé les pratiques de portage utilisées pour contourner la certification. Ces solutions relèvent de votre stratégie d’activité et de la part de financements publics que vous visez.
À retenir
- L’obligation suit les fonds. Pas de financement public mobilisé, pas d’obligation de certification.
- Le formateur indépendant qui facture en direct sur fonds publics doit faire certifier sa structure.
- En sous-traitance CPF depuis avril 2024, la certification s’impose au-delà de 77 700 € HT ou hors régime micro-social.
- La taille de la structure n’a aucun effet sur l’existence de l’obligation.
Ce que les formateurs indépendants nous demandent
Un formateur indépendant doit-il obligatoirement être certifié Qualiopi ?
Pas toujours. L’obligation s’applique uniquement si vous voulez que vos formations soient finançables par des fonds publics. Sur fonds privés, vous pouvez former en toute légalité sans certification.
La certification Qualiopi concerne-t-elle la personne ou la structure ?
La structure. La certification est délivrée au prestataire identifié par son NDA, non à la personne physique. L’expression « formateur certifié Qualiopi » est un abus de langage.
Un micro-entrepreneur formateur est-il obligé d’être certifié ?
Cela dépend. S’il facture en direct sur fonds publics, l’obligation s’applique. En sous-traitance CPF, une dispense existe pour les micro-sociaux sous 77 700 € HT depuis le décret de 2024.
Qu’est-ce qui a changé pour la sous-traitance CPF au 1er avril 2024 ?
Le décret n°2023-1350 impose la certification au sous-traitant CPF sauf micro-social sous 77 700 € HT. Il interdit la cascade et plafonne à 80 % la part CPF qu’un donneur d’ordre peut sous-traiter.
Peut-on dispenser des formations sans être certifié Qualiopi ?
Oui, c’est légal. Aucun texte n’oblige à détenir Qualiopi pour exercer. Sur fonds privés, l’absence de certification n’a aucune incidence sur votre droit d’exercer.
Le portage Qualiopi est-il toujours une option ?
Il existe encore, mais resserré depuis 2024. Le plafond de 80 % et l’interdiction de la cascade limitent les purs porteurs. L’administration a visé les pratiques de portage contournant la certification.
Combien d’indicateurs du RNQ concernent un formateur indépendant ?
Le nombre dépend de votre catégorie d’action. Le RNQ compte 32 indicateurs au total ; seule une partie s’applique selon que vous proposez formation, bilan, VAE ou apprentissage.
Puis-je obtenir un NDA sans être certifié Qualiopi ?
Oui. Le NDA s’obtient en déclarant votre activité auprès de la DREETS, indépendamment de toute certification. La certification ne devient nécessaire que pour accéder aux financements publics.
Combien coûte la certification Qualiopi pour un formateur indépendant ?
Il n’existe pas de tarif unique. Le coût est lié à la durée de l’audit, fonction de votre CA et de vos catégories d’actions. Une demande de devis auprès d’un certificateur donne le montant exact.
Formateur indépendant et Qualiopi : ce qu’il faut retenir
L’obligation Qualiopi pour un formateur indépendant suit l’origine des financements. Sur fonds privés, aucune contrainte. Dès que vos clients passent par le CPF, un OPCO ou France Travail, votre structure doit être certifiée — que vous facturiez en direct ou, depuis le 1er avril 2024, que vous interveniez en sous-traitance au-delà du seuil prévu. Si vous souhaitez engager votre démarche, notre article pour choisir un organisme certificateur en détaille les critères. Vous pouvez aussi déposer une demande d’audit directement en ligne auprès d’un organisme accrédité COFRAC n°5-0681.
