Preuve d'existence juridique (Kbis ou équivalent),
Organigramme nominatif et fonctionnel à jour,
Récépissé de Déclaration d'Activité (NDA),
Dernier Bilan Pédagogique et Financier — ou, à défaut, un état détaillé des produits perçus par catégorie de financeur,
Description complète de votre offre par catégorie d'actions et par modalité (présentiel, distanciel, alternance, AFEST, certifiant…),
Attestation sur l'honneur depuis le 1er septembre 2023.
Attention : La date d’audit n’est arrêtée qu’après revue complète de ce dossier, la signature du contrat de certification et le paiement de la facture associée. Un dossier incomplet retarde mécaniquement la programmation.
Le jour J : déroulé d'une journée d'audit
La certification Qualiopi concerne tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (organismes de formation, CFA, VAE, bilans de compétences). Sans elle, l’accès aux fonds publics et mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, Régions, État) n’est plus possible.
Réunion d'ouverture
Une fois le dossier validé et le règlement réceptionné, l’audit est programmé selon vos disponibilités et celles de l’auditeur. Notre équipe étant présente partout en France, les délais de planification restent resserrés.
Évaluation des indicateurs
L’auditeur passe en revue chaque indicateur applicable à votre situation. Il s’appuie sur la grille du RNQ et sur les éléments de preuve que vous lui présentez en direct, sur support papier ou numérique. L’évaluation prend la forme d’un échange : l’auditeur pose des questions ouvertes, vous montrez vos pratiques et les preuves correspondantes.
Réunion de clôture
Le traitement des non-conformités est encadré par l’arrêté du 31 mai 2023 :
Actions de formation
28 ind. en moyenne
Bilan de compétences
21 ind.
VAE
23 ind.
Apprentissage
32 ind. (intégralité)
Après l'audit : décision et délivrance
Levée des éventuelles non-conformités
L'auditeur ne décide pas de la certification : il formule une recommandation. La décision finale est prise par QUALIPRO CERTIFICATION sur la base d'une revue indépendante du dossier (rapport d'audit, preuves transmises, contrôle administratif).
En cas de décision favorable, le certificat Qualiopi est émis avec les mentions prévues à l'arrêté du 6 juin 2019 : raison sociale, SIREN, NDA, périmètre certifié, dates de validité, organisme certificateur, numéro d'accréditation COFRAC. Vous êtes ensuite référencé sur la liste publique des organismes certifiés Qualiopi tenue par le Ministère du Travail.
Quelques jours avant la date prévue. Vous pouvez également le contacter en amont pour les aspects organisationnels.
Non. Qualiopi est une certification de processus, pas de pédagogie. L'auditeur ne vient pas observer une formation en cours.
Oui. L'audit initial est en présentiel quel que soit votre mode de formation. Il se tient dans vos locaux ou, à défaut, dans un lieu convenu (espace de coworking, etc.).
Pas systématiquement. La visite n'a lieu que si la taille, l'organisation ou la nature de votre activité le justifie.
L'auditeur consulte vos preuves en direct le jour J. Aucun document n'est extrait ni archivé hors des éléments strictement nécessaires à la levée d'éventuelles non-conformités.
Au moins une personne de l'organisme figurant à l'organigramme. La présence d'un consultant externe est tolérée à titre d'assistance, mais l'audit s'adresse à votre équipe interne.
L'échantillonnage doit être représentatif de votre activité réelle, sur la période courant depuis la date de votre demande de NDA ou de votre contractualisation avec QUALIPRO CERTIFICATION. L'auditeur justifie son choix dans la grille. L'échantillon n'est communiqué qu'au moment de la réunion d'ouverture.
Oui. L'audit porte sur vos processus, pas sur la source de financement. Toutes les actions de la catégorie certifiée entrent dans le périmètre, indépendamment de qui les paie.
Calculée selon le CA, le nombre de sites et les catégories d'actions auditées. Elle varie de 1 jour à plusieurs jours selon votre structure.
