Recevoir un rapport d’audit mentionnant une non-conformité Qualiopi n’est pas une situation exceptionnelle. Une grande partie des organismes de formation obtiennent leur certification avec au moins un écart à corriger. Ce qui change tout, c’est la nature de cet écart : mineure ou majeure, les conséquences ne sont pas du tout les mêmes. Cet article présente les définitions réglementaires des non-conformités Qualiopi, les délais applicables et leurs conséquences sur la certification. Il ne s’agit pas d’un guide de préparation à l’audit, mais d’une information sur les règles en vigueur.
En résumé
Qu’est-ce qu’une non-conformité Qualiopi selon la réglementation ?
Une non-conformité est un écart constaté par l’auditeur entre les pratiques de l’organisme de formation et les exigences du Référentiel National Qualité. Le RNQ comprend 7 critères déclinés en 32 indicateurs. Pour chaque indicateur applicable, l’auditeur évalue si l’organisme apporte la preuve de sa conformité : totalement, partiellement, ou pas du tout.
« La non-conformité mineure correspond à la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. » — Décret n°2019-565 du 6 juin 2019
L’évaluation ne porte pas sur un jugement global de la qualité des formations. Elle repose sur des preuves documentaires et factuelles, indicateur par indicateur. Chaque écart constaté est consigné dans le rapport d’audit remis à l’organisme, avec sa qualification : mineure ou majeure.
Non-conformité mineure : définition et délais
La non-conformité mineure correspond à une prise en compte partielle d’un indicateur, sans remise en cause de la qualité de la prestation. L’organisme applique l’exigence, mais de manière incomplète ou insuffisamment formalisée. Un document incomplet, un questionnaire de satisfaction non systématisé ou une preuve partielle entrent dans cette catégorie.
Une non-conformité mineure n’empêche pas la délivrance de la certification. L’organisme doit transmettre un plan d’action à son organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier, puis mettre en œuvre ce plan dans un délai de 6 mois.
« Pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. » — Décret n°2019-565 du 6 juin 2019
Un point souvent méconnu : la qualification des écarts repose sur l’appréciation de l’auditeur et de l’organisme certificateur, au regard des preuves documentaires transmises par l’organisme de formation.
Non-conformité majeure : définition et conséquences
La non-conformité majeure correspond à la non-prise en compte d’un indicateur, ou à une prise en compte partielle qui remet en cause la qualité de la prestation délivrée. L’absence totale d’un processus exigé par le référentiel, ou un écart compromettant la qualité de la formation, entrent dans cette catégorie.
Les conséquences sont immédiates : la certification ne peut être ni délivrée, ni maintenue, ni renouvelée tant que la non-conformité majeure n’est pas levée. L’organisme dispose de 3 mois maximum à compter de la date de l’audit pour apporter les preuves de correction à son organisme certificateur.
En audit initial, une non-conformité majeure non levée dans les délais entraîne le refus de la certification. En audit de surveillance, elle entraîne la suspension du certificat, avec interruption de l’accès aux financements publics et mutualisés. En audit de renouvellement, elle bloque la reconduction du certificat.
Les 17 indicateurs qui ne peuvent être que majeurs
C’est un point que peu d’organismes connaissent avant leur premier audit. Le Guide de lecture du RNQ, publié par France Compétences, précise que certains indicateurs ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures. Aucun écart sur ces indicateurs ne peut être qualifié de mineur.
Pour ces 17 indicateurs, le moindre écart constaté entraîne automatiquement la qualification majeure, avec le délai de correction de 3 mois et le blocage de la certification qui l’accompagne.
| Indicateur | Sujet |
|---|---|
| 4 | Analyse du besoin du bénéficiaire |
| 5 | Objectifs et programme de la prestation |
| 6 | Adéquation des moyens pédagogiques et techniques |
| 7 | Qualification et développement des compétences des intervenants |
| 10 | Accueil et information des bénéficiaires |
| 11 | Accessibilité des prestations |
| 14 | Évaluation des acquis en cours et en fin de prestation |
| 15 | Mesure de la satisfaction des bénéficiaires |
| 16 | Remise d’une attestation de fin de prestation |
| 20 | Analyse des réclamations et des abandons |
| 21 | Mise en œuvre d’actions correctives |
| 22 | Amélioration continue des prestations |
| 26 | Évaluation des acquis pour les CFA |
| 27 | Accompagnement des apprentis |
| 29 | Information sur les débouchés |
| 31 | Suivi de l’insertion professionnelle |
| 32 | Relations avec les entreprises |
Ce tableau est établi sur la base du Guide de lecture du RNQ publié par France Compétences. Il peut évoluer en cas de modification du référentiel.
| Type | Définition réglementaire | Délai de correction | Conséquence sur la certification |
|---|---|---|---|
| Mineure | Prise en compte partielle sans remise en cause de la qualité | Plan d’action + mise en œuvre sous 6 mois | Certification délivrée ou maintenue |
| Majeure | Non-prise en compte ou écart remettant en cause la qualité | Preuves de correction sous 3 mois | Certification bloquée tant que l’écart n’est pas levé |
Exemples d’application : mineure ou majeure ?
Le référentiel encadre strictement la qualification des écarts, même si l’analyse des preuves reste réalisée par l’auditeur et l’organisme certificateur. Voici des exemples d’application illustrant la distinction entre les deux types, tels qu’ils ressortent de la lecture du RNQ.
| Situation constatée lors de l’audit | Qualification |
|---|---|
| Questionnaire de satisfaction existant mais non systématisé | Mineure |
| Absence totale de recueil de satisfaction des bénéficiaires | Majeure (indicateur 15) |
| Veille réglementaire réalisée mais non tracée | Mineure |
| Aucun système de veille mis en place | Majeure |
| Attestation de fin de prestation incomplète | Mineure |
| Absence totale d’attestation de fin de prestation | Majeure (indicateur 16) |
| Analyse des réclamations partielle | Mineure |
| Aucun traitement des réclamations | Majeure (indicateur 20) |
| Objectifs de la prestation non définis ou insuffisamment formalisés | Majeure (indicateur 5) |
La frontière entre mineure et majeure repose sur une distinction clé : l’indicateur est-il partiellement pris en compte, ou absent ? Dans le premier cas, la qualification peut être mineure. Dans le second, elle est majeure, systématiquement pour les 17 indicateurs listés ci-dessus.
Que se passe-t-il après la constatation d’une non-conformité ?
L’auditeur consigne chaque écart dans une fiche de non-conformité intégrée au rapport d’audit. Cette fiche précise l’indicateur concerné, la nature de l’écart constaté et sa qualification. Le rapport est transmis à l’organisme de formation et à l’organisme certificateur.
L’organisme de formation établit ensuite son plan d’action ou ses preuves de correction, selon la qualification de l’écart. C’est l’organisme certificateur qui évalue la recevabilité des éléments transmis et qui décide de la levée ou non de la non-conformité. Cette décision conditionne la suite du cycle de certification.
Si les délais réglementaires sont dépassés sans correction recevable, les conséquences s’appliquent automatiquement : refus en audit initial, suspension en surveillance, non-renouvellement en fin de cycle. La suspension entraîne l’interruption immédiate de l’accès aux financements CPF, OPCO et France Travail.
Comment lever une non-conformité Qualiopi ?
La levée d’une non-conformité est prononcée par l’organisme certificateur, après examen des éléments transmis par l’organisme de formation. Ce processus est encadré par le décret n°2019-565 du 6 juin 2019 et le Guide de lecture du Référentiel National Qualité : l’organisme doit apporter des preuves de correction recevables dans les délais impartis (6 mois pour une mineure, 3 mois pour une majeure).
La décision de levée appartient exclusivement à l’organisme certificateur accrédité COFRAC. Ce n’est pas l’organisme de formation qui décide si son écart est corrigé : c’est le certificateur qui évalue la recevabilité des éléments produits et notifie sa décision.
Tant que la levée n’est pas prononcée, les conséquences réglementaires s’appliquent : la certification reste bloquée pour une majeure, le délai continue de courir pour une mineure.
Processus de traitement d’une non-conformité
À retenir
- Non-conformité mineure : n’empêche pas la certification. Plan d’action à transmettre, correction sous 6 mois.
- Non-conformité majeure : bloque la certification jusqu’à sa levée. Preuves de correction à transmettre sous 3 mois.
- 17 indicateurs du RNQ ne peuvent donner lieu qu’à une non-conformité majeure, quel que soit l’écart constaté.
- Seul l’organisme certificateur accrédité COFRAC peut prononcer la levée d’une non-conformité.
Ce que les organismes nous demandent sur les non-conformités
Une non-conformité mineure empêche-t-elle d’obtenir la certification Qualiopi ?
Non. La certification est délivrée même en présence de non-conformités mineures. L’organisme doit transmettre un plan d’action à son certificateur dans le délai fixé, puis le mettre en œuvre sous 6 mois.
Combien de temps pour corriger une non-conformité majeure ?
Le délai réglementaire est de 3 mois maximum à compter de la date de l’audit. La certification reste bloquée tant que les preuves de correction n’ont pas été jugées recevables par l’organisme certificateur.
Qui décide si une non-conformité est levée ?
L’organisme certificateur accrédité COFRAC. C’est lui qui évalue les preuves de correction transmises par l’organisme de formation et qui prononce la levée de l’écart.
Tous les indicateurs du RNQ peuvent-ils donner lieu à une non-conformité mineure ?
Non. 17 indicateurs sur 32 ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures, conformément au Guide de lecture du RNQ publié par France Compétences. Le moindre écart sur ces indicateurs est automatiquement qualifié de majeur.
Une non-conformité détectée en audit de surveillance fait-elle perdre la certification ?
Une non-conformité majeure non corrigée dans les 3 mois entraîne la suspension du certificat. Une mineure n’a pas d’effet sur la validité du certificat si le plan d’action est respecté.
La liste des non-conformités est-elle publique ?
Non. Le rapport d’audit et les fiches de non-conformité sont des documents confidentiels échangés entre l’organisme de formation, l’auditeur et l’organisme certificateur.
Combien de non-conformités mineures avant de basculer en majeure ?
Le décret ne fixe pas de seuil chiffré universel applicable à tous les cas. C’est l’organisme certificateur qui apprécie la situation au regard du référentiel et des preuves transmises.
Qu’est-ce qu’un plan d’action Qualiopi ?
Le plan d’action est le document que l’organisme de formation transmet à son certificateur pour répondre à une non-conformité mineure. Il décrit les mesures correctives prévues et leur calendrier de mise en œuvre. Pour une non-conformité majeure, c’est directement la preuve de correction qui est transmise, dans le délai de 3 mois.
Non-conformité Qualiopi : ce qu’il faut retenir
Une non-conformité Qualiopi n’est pas nécessairement un échec de l’audit. Dans la majorité des cas, les écarts constatés peuvent être corrigés dans les délais réglementaires, à condition d’apporter des preuves recevables à l’organisme certificateur. La maîtrise des 17 indicateurs à non-conformité majeure reste toutefois déterminante pour sécuriser l’obtention ou le maintien de la certification. Comprendre la distinction entre non-conformité mineure et majeure Qualiopi, c’est comprendre les règles du cycle de certification dans leur intégralité. Pour engager votre démarche auprès d’un organisme accrédité COFRAC n°5-0681, vous pouvez soumettre une demande d’audit directement en ligne.
