Nos questions et réponses spécifiques au Qualiopi
Vous avez une question sur la certification Qualiopi ? Besoin d’un accompagnement sur-mesure ou d’un devis gratuit ? Nous sommes à votre entière disposition.
Éligibilité & demande de certification
Tous les prestataires d'actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder aux fonds publics ou mutualisés : organismes de formation, CFA, prestataires de bilans de compétences, organismes de VAE.
Les pièces principales : numéro SIREN, statut juridique, coordonnées du dirigeant, organigramme à jour, récépissé de Déclaration d'Activité (NDA), description des activités par catégorie, dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF) — ou à défaut les produits perçus par catégorie de financeur — et une attestation sur l'honneur depuis le 1er septembre 2023. D'autres documents sont susceptibles d'être demandé au cours de votre démarche.
Depuis le 1er septembre 2023, un nouvel entrant est un organisme dans sa première année d'activité pour la catégorie d'action concernée. L'audit initial ne peut se dérouler qu'une fois mise en œuvre au moins une prestation par catégorie auditée (au en partie, notamment pour la catégorie concernant les actions de formations par apprentissage). L'audit de surveillance dure une demi-journée supplémentaire.
Non. Une attestation sur l'honneur doit confirmer que vous n'êtes pas engagé dans une démarche similaire avec un autre OC, et que vous n'avez pas fait l'objet d'un refus de certification au cours des 3 derniers mois.
Les différents types d'audits
Quatre types : l'audit initial (obtention), l'audit de surveillance (entre le 14e et le 22e mois), l'audit de renouvellement (avant la fin des 3 ans) et l'audit complémentaire (signalement, extension de périmètre, situation particulière).
Il se déroule en présentiel et porte sur l'intégralité des 7 critères et 32 indicateurs du RNQ (ou moins selon les catégories auditées, et certaines spécificités liées à votre organisme). L'auditeur examine vos pratiques, collecte les éléments de preuve, puis rédige un rapport mentionnant l'échantillonnage retenu par catégorie d'actions et les preuves consultées.
Entre le 14e et le 22e mois après la délivrance du certificat. Plus court que l'initial, il peut se faire à distance, sauf cas particuliers.
Obligatoirement en présentiel et avant la fin de validité du certificat. Il porte sur l'ensemble du référentiel. Il est recommandé de le programmer 3 à 4 mois avant l'échéance pour absorber un éventuel délai de levée de non-conformités.
Surveillance : oui, par défaut. Initial et renouvellement : non, ils sont en présentiel.
Déroulement & préparation
Réunion d'ouverture (présentation du périmètre et de l'échantillonnage), examen des indicateurs avec collecte de preuves, entretiens éventuels avec votre équipe, puis réunion de clôture où l'auditeur restitue ses constats. Le rapport est notifié ensuite selon la procédure prévue.
Absolument. Il est tout à fait possible de se préparer en étudiant le Référentiel National Qualité (RNQ). En tant qu'organisme certificateur, QUALIPRO reste strictement impartial et ne propose ni conseil ni préparation préalable.
Non, ce n'est pas une obligation. Vous pouvez gérer vos preuves avec des outils classiques (Excel, Word, Drive). L'utilisation d'un ERP dédié à la formation peut faciliter le maintien de la conformité au quotidien.
Certificat & vie de la certification
Le certificat Qualiopi est valable 3 ans, sous réserve du passage avec succès de l'audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois.
Afficher le certificat dans vos locaux et sur votre site internet (ou le communiquer à toute personne qui le demande), respecter les règles d'utilisation de la marque Qualiopi, et maintenir la conformité au RNQ au quotidien.
Oui, Vous pouvez initier une demande de transfert de votre dossier à n'importe quel moment.
La certification devient caduque. Vous perdez l'accès aux fonds publics et mutualisés et devez à nouveau passer un audit initial pour la récupérer.
